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Soucieuse d'assurer à chaque citoyen sa place dans la communauté, la Ville de Québec adhère au concept du vivre-ensemble qui favorise la cohésion sociale en incitant le citoyen à profiter pleinement de sa ville en lui offrant des milieux de vie sécuritaires, propices à la rencontre, au bien-être et à la santé.

Cette définition induit que le vivre-ensemble contribue naturellement à une plus grande cohésion sociale puisqu’il permet au citoyen de reconnaître la pluralité sociale, culturelle et cultuelle qui l’entoure. Il stimule le sentiment d’appartenance des populations à leur quartier et à leur ville et contribue au sentiment de sécurité.

Dans l'objectif d'encourager la participation citoyenne, l'administration municipale met sur pied cet appel de projets pour la réalisation d'événements festifs. La Ville de Québec souhaite soutenir les initiatives d'organismes intéressés à déployer des activités qui favoriseront les échanges et les interactions positives entre les citoyens de toutes origines résidant dans la ville de Québec.

Les intéressés ont jusqu’au 9 avril 2020, à midi, pour déposer une demande.

Objectif général

Le présent appel de projets vise à obtenir des propositions d'événements festifs qui s'inscrivent dans les orientations municipales en matière de vivre-ensemble de la Ville de Québec. Ces événements devront générer des interactions positives et favoriser la pleine participation des citoyens de toutes origines de la ville de Québec.

Les propositions d'événements peuvent être de nature différente, mais elles devront toutes revêtir un caractère festif. Elles devront se déployer entre juin 2020 et mars 2021.

Objectifs spécifiques

  • Favoriser les interactions positives et les échanges entre les citoyens;
  • Stimuler le sentiment d'appartenance à la ville de Québec et le sentiment de solidarité des citoyens;
  • Susciter la participation des citoyens autour de ces événements;
  • Permettre l'ouverture aux autres et l'enrichissement de la diversité culturelle;
  • Proposer des activités qui contribuent à stimuler la solidarité entre les citoyens dans un lieu sécuritaire, accueillant et accessible à tous;
  • Être en cohérence avec la vision de la Ville de Québec en matière de développement social et de qualité de vie urbaine qui appelle à ouvrir de nouvelles voies dans la conception de milieux de vie inclusifs, dynamiques, sécuritaires et durables.

Définitions

Pour les fins de cet appel de projets, les événements de toutes tailles seront considérés, soit un grand événement, un événement intermédiaire ou un événement local.

  • Un grand événement se définit comme: « une activité, un spectacle, un festival, ou un ensemble d'activités d'animation statique ou dynamique se déroulant autour d'un thème central selon une programmation, ayant une durée limitée, dont la capacité d’attractivité est grande et le rayonnement médiatique, touristique, économique et/ou social dépasse le spectre de la Ville de Québec. »
  • Un événement intermédiaire se définit comme: « un événement festif rassembleur statique ou dynamique, doté d’une thématique et s’adressant aux citoyens de l’ensemble de la ville, mais dont les ressources et le déploiement ne permettent pas de lui attribuer le titre de grand événement. Il a un rayonnement d’arrondissement, municipal, ou encore régional. »
  • Un événement local se définit comme: « une fête de quartier ou un rassemblement populaire dans les rues ou les parcs de la ville de Québec. Celui-ci peut contribuer à renforcer la vie communautaire, sociale et économique et il s’adresse surtout, mais non exclusivement, à ses citoyens. »

Conditions d'admissiblité

L’admissibilité de l’organisme demandeur sera analysée selon les critères suivants :

1.1 Requérants admissibles

  • Être une entité légalement constituée à but non lucratif doté d’un conseil d’administration;
  • Avoir son siège social dans la ville de Québec;
  • Démontrer une expérience pertinente en lien avec la demande déposée;
  • Être conforme aux lois et règlements en vigueur régissant la gouvernance et la vie démocratique des organismes à but non lucratif;
  • Faire preuve d’une gestion administrative et financière rigoureuse;
  • Être l’organisme responsable de la réalisation du projet. Un organisme agissant en tant que prête-nom ne pourra être soutenu;
  • Transmettre tous les documents dûment complétés et signés dans les délais prévus à cette fin.

La Ville se réserve le droit de valider les informations fournies par l'organisation.

Exclusions

  • Les particuliers;
  •  Les entreprises privées et les organismes à but lucratif; 
  • Les organismes institutionnels, publics et parapublics;
  • Les ordres professionnels et les organisations syndicales qui ont pour seule mission de soutenir, de régir ou de protéger des intérêts du milieu professionnel, des affaires, du travail ou de ses propres membres;
  • Les organisations politiques.

1.2 Projets admissibles

Pour être admissible, l'événement doit répondre aux critères suivants :

  • Rejoindre les objectifs spécifiques du présent appel de projets
  • Démontrer l’appui de la communauté par l’implication des organismes du secteur et/ou des citoyens. Cet appui peut être démontré de différentes façons :
    • soutien financier et technique de partenaires autres que la Ville;
    • implication bénévole des citoyens;
    • appui des instances consultatives de la Ville (les conseils de quartiers, les Sociétés de développement commercial ou avec les citoyens à proximité du site).
  • Être réalisé sur le territoire de la ville de Québec
  • Se tenir entre le mois de juin 2020 et le mois de mars 2021
  • Doit être majoritairement gratuit, original et accessible à un public large et diversifié
  • Doit s'adapter aux spécificités techniques du lieu ciblé et respecter la qualité de vie urbaine des citoyens
  • Doit se tenir sur un site qui inclut des facilités d'accessibilité universelle ou proposer des aménagements accessibles universellement et les communiquer (ex: rampe d'accès, toilettes adaptées, etc.). L'organisation peut se référer au Guide pratique d'accessibilité universelle
  • Avoir obtenu toutes les autorisations nécessaires à la réalisation du projet (lettre d’autorisation d’utilisation du terrain (si le terrain est privé), preuve d’assurances responsabilité publique et civile, etc.)
  • Prévoir une évaluation de l’atteinte des objectifs et préciser les moyens qui seront utilisés (satisfaction de la clientèle, impacts sur la clientèle, atteinte des objectifs du projet, etc.)
  • Projets non admissibles

    • Les événements exclusivement intérieurs de nature privée
    • Les événements entièrement de nature commerciale
    • Les manifestations

    1.3 Territoire du projet

    Le territoire de la ville de Québec

    1.4 Localisation du siège social

    Le territoire de la ville de Québec

Soutien financier et aide en services municipaux

2.1 Soutien financier

Le soutien est offert sous forme de subvention et se décline selon la nature de l'événement présenté, soit un grand événement, un événement intermédiaire ou un événement local.

Le soutien financier peut uniquement être utilisé pour la réalisation de l'événement proposé. Celui-ci sera accordé dans les limites fixées par l’appel de projets pour la réalisation d'événements festifs et sous réserve des crédits disponibles. La Ville se réserve le droit d'ajuster le montant demandé. De plus, le respect des critères d’admissibilité et d’évaluation ne garantit pas l’obtention d’un financement.

2.2 Services municipaux

Une aide en services municipaux pourrait être accordée selon la nature de l’événement, du lieu où il se déroule et des ressources disponibles. Cette aide est conditionnelle au montant alloué en services pour chaque événement et à la capacité de la Ville à fournir ces services. L’analyse des besoins techniques est réalisée par la Ville de Québec. La valeur de l’aide accordée en services municipaux est additionnée à l’aide financière et fait partie de la subvention totale accordée par la Ville de Québec pour les grands événements et les événements intermédiaires.

Dépenses admissibles

3.1 Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles sont celles qui sont directement liées à la réalisation de l'événement. Elles comprennent :

  • coûts pour la programmation (animation, cachets d'artiste, production, etc.)
  • coûts pour la logistique (incluant les frais pour le montage, démontage, location de matériel et autres besoins techniques)
  • coûts relatifs aux communications (stratégie de communication, promotion, etc.)
  • les frais de gestion et d’administration seront considérés admissibles jusqu’à concurrence de 20 % du budget total (excluant les apports en biens et en services)

Dépenses non admissibles

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

  • les dépenses liées au fonctionnement, aux services, aux activités régulières ainsi qu’aux immobilisations;
  • le financement d'activités de charité et le paiement de ressources bénévoles;
  • le paiement d'une dette ou le remboursement de prêts existants;
  • les dépenses liées aux études, recherches, publications;
  • les dépenses déjà réalisées avant l’approbation de l’aide financière.

3.2 Calcul de l’aide financière

Une enveloppe totale de 180 000 $ est dédiée à cet appel de projets pour les années 2020 et 2021. Un maximum d'un projet par organisme pourra être soutenu.

Pour les grands événements: l’aide accordée par la Ville ne peut équivaloir à plus de 20 % du coût total du projet. Cette aide inclut l'aide en services municipaux qui pourrait être accordée.

Pour les événements intermédiaires: l’aide accordée par la Ville ne peut équivaloir à plus de 50 % du coût total du projet. Cette aide inclut l'aide en services municipaux qui pourrait être accordée.

Pour les événements locaux: l’aide accordée par la Ville ne peut équivaloir à plus de 50 % du coût total du projet. Cette aide exclut l'aide en services municipaux qui pourrait être accordée.

Pour tous les types d'événements, dans le calcul de l'aide financière, les apports en biens et services sont exclus.

Pour un projet qui serait présenté dans le cadre d'un événement déjà soutenu par le Bureau des grands événements, l'aide accordée ne pourra excéder le pourcentage maximum décrit ci-dessus pour chacun des types d'événements.

Critères d'analyse

Les demandes seront évaluées en fonction des critères suivants. L'importance de la pondération des critères sera ajustée selon la taille de l'événement proposé.

Qualité du projet

  • Cohérence entre les objectifs du projet et ceux de l'appel de projets
  • Pertinence du projet au regard de sa cohérence avec les caractéristiques socio-démographiques du secteur identifié ainsi que la mission principale et l’expertise de l'organisme
  • Intérêt, originalité et caractère novateur de l'événement

Gouvernance, expérience et historique

  • Capacité de l'organisation à mener à terme ses projets et à bien gérer ses activités
  • Expérience antérieure en gestion de projet
  • Qualité de la gestion financière
  • Réalisme et équilibre des prévisions budgétaires liées au projet

Cohésion avec les visions municipales – adhésion, accessibilité, écoresponsabilité

  • Prise en compte des besoins des résidents à proximité du site
  • Acceptabilité sociale par les instances consultatives (conseil de quartier, SDC, autres)
  • Qualité des partenariats avec des organismes et/ou des citoyens impliqués dans la démarche (soutien financier et bénévolat)
  • Diversité socio-culturelle et inclusion sociale
  • Inclusion de mesures d'accessibilité universelle et écoresponsables

Retombées

  • Impact et retombées auprès de l'ensemble des citoyens de la ville de Québec
  • Retombées touristiques, médiatiques, culturelles, économiques et sociales

Faisabilité

  • Sécurité de l’aménagement
  • Impact sur le citoyen et/ou le commerçant
  • Impact sur le domaine public
  • Intégration harmonieuse au calendrier événementiel municipal
  • Capacité de la Ville de Québec à fournir les services municipaux requis

Obligations des organismes financés

L’organisme qui sera soutenu dans le cadre du présent appel de projets s'engage à respecter les obligations suivantes :

  • Signer la lettre d'entente ou l'entente préparée par la Ville (au moment de l'octroi du financement) :
  • Prévoir la gestion et la coordination de l'événement de la planification à la réalisation de l'événement (montage, démontage, besoins techniques, etc.).
  • S'assurer de la sécurité pendant la durée de l'événement
  • Respecter le Protocole de visibilité qui sera fourni par la Ville.
  • Utiliser la contribution financière uniquement pour les dépenses approuvées et admissibles
  • Compléter le plan de mesures d’urgence abrégé (accompagnement disponible au besoin)
  • Participer, à la demande des représentants de la Ville, aux activités d’évaluation du projet.
  • S'engager à rembourser toute somme non utilisée dans le cadre du projet ou à des fins autres que celles prévues au projet ou à l’activité.
  • Rendre compte du projet réalisé en complétant, au plus tard 60 jours après la tenue de l'événement, les documents suivants :
    • le compte rendu de l'événement qui doit tenir compte des éléments suivants:
      • lieux/sites des activités, bilan des activités/animations, problèmes rencontrés, achalandage, température, types de clientèle(s), nombre d’employés et de bénévoles impliqués, partenaires et commanditaires, mesures écoresponsables/développement durable et d’accessibilité universelle mises en place, retombées touristiques, économiques et satisfaction de la clientèle, perspectives de développement, enjeux pour la ou les prochaines éditions, toutes autres informations pertinentes.
    • le formulaire du bilan financier:
      • Pour une subvention maximale de 25 000 $ et moins ou un budget total de 50 000 $ ou moins : l'organisation doit déposer ses états financiers compilés par un comptable professionnel agréé apparaissant au tableau de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec. Les états financiers doivent comprendre un état des résultats par activité relatif à l'événement.
      • Pour une subvention au-delà de 25 000 $ ou un budget total de plus de 50 000 $ : l'organisation doit déposer ses états financiers examinés ou audités par un comptable professionnel agréé apparaissant au tableau de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec et n'ayant aucun lien avec l'organisation. Les états financiers doivent comprendre un état des résultats par activité relatif à l'événement.

        Si la somme des montants de subvention versés par la Ville pour l'année en cours à l'organisation est égale ou supérieure à cent mille dollars 100 000 $, l'organisation doit faire auditer ses états financiers. De plus, dans un tel cas, le vérificateur de l'organisation doit, en vertu de l'article 107.9 de la Loi sur les cités et villes (RLRQ, chapitre C-19) transmettre les états financiers de l'organisation au vérificateur général de la Ville. L'organisation doit transmettre avec les états financiers l'ensemble des documents prévus par la Loi.
  • les factures des dépenses admissibles.

Les formulaires seront fournis électroniquement par la Ville.

Dépôt d'une demande

Pour être admissible, la demande doit être complète et accompagnée des documents suivants :

  • le formulaire de demande de subvention dûment rempli et signé;
  • lettres patentes de l’organisme;
  • les règlements généraux de l'organisation à jour;
  • liste des administrateurs de l’organisme;
  • organigramme de l’organisme et, s’il y a lieu, des organisations apparentées, en précisant l’actionnariat (nom des actionnaires et pourcentage détenu par chacun);
  • budget prévisionnel détaillé de l'événement (Annexe A);
  • déclarations de conflit d’intérêts (Annexe C) signées par tous les membres du conseil d’administration ainsi que de la direction;
  • résolution du conseil d’administration appuyant la demande et désignant un mandataire et du signataire (Annexe D);
  • engagement de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail (SST) (Annexe H);
  • un plan préliminaire des aménagements du site ou du parcours à l'échelle;
  • l'horaire préliminaire des activités;
  • l'horaire préliminaire du montage et démontage;
  • les lettres d’appui des partenaires;
  • les autorisations écrites des gestionnaires ou des propriétaires du site identifié, relativement à son occupation par l’organisme demandeur pour la durée de l'événement;
  • preuve d’assurance responsabilité de cinq millions de dollars (2 millions de dollars pour les événements locaux) dont la franchise n’excède pas cinq mille dollars, identifiant la Ville à titre de coassurée, pendant toute la durée de l’événement, incluant le montage et le démontage (Annexe E).

La demande de subvention doit être transmise par courriel à la date indiquée dans les documents fournis sur le site Web de la Ville à l'adresse suivante : fanny.choiniere@ville.quebec.qc.ca

Renseignements supplémentaires

Bureau des grands événements
15, rue Saint-Nicolas
Québec (Québec) G1K 1M8
Téléphone : 418 641-6766
Télécopieur : 418 691-3644
Courriel : grandsevenements@ville.quebec.qc.ca