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Culture et patrimoine

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Soutien aux projets des organismes culturels professionnels

Renseignements généraux

L’Entente de développement culturel fait partie des moyens mis en œuvre par la Ville de Québec et le ministère de la Culture et des Communications afin de soutenir les projets visant le développement culturel de Québec.

Issu de cette entente, ce programme d’aide s’adresse aux organismes artistiques et culturels professionnels dont les initiatives correspondent aux objectifs de la Vision du développement culturel 2025 de la Ville de Québec et du Cadre de référence pour un partenariat durable avec le milieu municipal du ministère de la Culture et des Communications.

Les demandes doivent être déposées par courriel à l’adresse suivante :

entente.mcc@ville.quebec.qc.ca
Renseignements : (418) 641-6181

Consultez la version détaillée du programme.

Tableau synthèse du programme d'Aide financière

Tableau synthèse imprimable des mesures d’aide (PDF : 36 Ko)

VOLET 1 - PRODUIRE

1.1 Soutien aux projets de production et de diffusion réalisés à Québec par des organismes de moins de 15 ans d’existence légale.

Modalités

  • Non récurrent
  • Financement possible : jusqu’au tiers du coût du projet
  • Maximum : 15 000 $
  • Une seule subvention par année par organisme
  • Doit s’inscrire dans la programmation d’un organisme professionnel (diffuseur, festival, etc.)
  • Analyse par un comité intégrant des pairs
  • 2 dates de dépôt par année : 1er avril & 1er octobre

1.2 Soutien aux projets novateurs de production et de diffusion réalisés à Québec par des organismes de 15 ans et plus d’existence légale.

Modalités

  • Non récurrent
  • Financement possible : jusqu’au tiers du coût du projet
  • Maximum : 15 000 $
  • Participation d’un autre partenaire public : exigée
  • Une seule subvention par année par organisme
  • Doit s’inscrire dans la programmation d’un organisme professionnel (diffuseur, festival, etc.)
  • Analyse par un comité intégrant des pairs
  • 2 dates de dépôt par année : 1er avril & 1er octobre

Critères d'analyse

  • Impact sur les artistes et artisans de Québec
  • Renouvellement de la ou des disciplines
  • Le caractère exceptionnel, novateur et inédit du produit
  • Le potentiel de rejoindre de nouveaux publics à Québec (communications, actions de développement de public)
  • La mise en commun de ressources avec d’autres organismes culturels professionnels (coproduction, mutualisation)
  • La diversité des sources de financement et le réalisme des prévisions budgétaires

VOLET 2 - REJOINDRE

2.1 Soutien aux projets visant la croissance et la fidélisation des publics

Définition1 : La croissance et la fidélisation des publics est un processus à long terme qui vise à encourager et à aider les membres de votre communauté à s’intéresser aux arts et à y participer davantage. Ce terme décrit les activités qui sont entreprises.

  • pour engager les membres de votre communauté qui ne sont pas initiés aux expériences artistiques;
  • pour approfondir l’engagement du public existant.

Modalités

  • Financement possible : jusqu’à 80 % du coût du projet
  • Maximum : 20 000 $
  • Une seule subvention par année par organisme
  • Analyse par un comité intégrant des pairs
  • 2 dates de dépôt par année : 15 avril & 15 novembre
  • Possibilité de déposer une demande sur un horizon triennal : les montants accordés devront être confirmés annuellement et représenteront au maximum 75 % (an 2) et 50 % (an 3) du montant d’aide initiale.

Critères d’analyse

  • L’identification d’indicateurs mesurables pour évaluer les résultats du projet
  • Les types d’approches et de partenariats pour rejoindre de nouveaux publics ou fidéliser le public existant
  • Les effets structurants du projet pour l’organisme et la discipline
  • Le potentiel de pérennisation du projet
  • Le projet s’inscrit dans une démarche évolutive et dans une stratégie de croissance et de fidélisation des publics
  • Le réalisme des prévisions budgétaires

1Tiré du Conseil des arts du Canada : http://conseildesarts.ca/bureau-du-developpement-des-publics-et-des-marches/on-the-road/presenters-handbook/finding-an-audience/audience-development

2.2 Soutien aux projets de médiation culturelle et d’éducation des publics

Définition2 : La médiation culturelle a pour but de développer un projet culturel commun entre un public cible et les professionnels en arts, en lettres et en patrimoine. Elle s’adresse à un public éloigné de la culture par des facteurs sociaux, économiques, géographiques ou linguistiques.

Modalités

  • Financement possible : jusqu’à 80 % du coût du projet
  • Maximum : 20 000 $
  • Une seule subvention par année par organisme
  • Analyse par un comité intégrant des pairs
  • 2 dates de dépôt par année : 15 avril & 15 novembre
  • Possibilité de déposer une demande sur un horizon triennal : les montants accordés devront être confirmés annuellement et représenteront au maximum 75 % (an 2) et 50 % (an 3) du montant d’aide initiale.

Critères d’analyse

  • Le public cible est bien identifié et répond à la définition du programme
  • Les actions envisagées sont adaptées à cette clientèle
  • Le projet s’appuiera sur des médiateurs professionnels compétents et expérimentés
  • Le potentiel de pérennisation du projet
  • Les effets structurants du projet pour l’organisme et la clientèle ciblée
  • Le réalisme des prévisions budgétaires

2Définition du Service de la culture de la Ville de Québec

VOLET 3 - ORGANISER

3.1 Soutien à la réalisation d’études portant sur une ou plusieurs disciplines.

Ces études devront être rendues publiques.

Modalités

  • Non récurrent
  • Financement possible : jusqu’à 80 % du coût de la facture (avant taxes)
  • Maximum : 20 000 $
  • Trois soumissions exigées
  • Une seule subvention par année par organisme

Admissibles :

  • Plans de redressement, de développement, diagnostic
  • Études de marché, de clientèle, d’impacts, de besoins, de positionnement

Exclusions :

  • Études de faisabilité de projets d’immobilisation
  • Plans d’affaires, plans stratégique reliés au fonctionnement d’un organisme

3.2 Soutien à de l’accompagnement organisationnel, artistique ou technique (coaching, mentorat)

Vous pouvez utiliser gratuitement les services de Bénévoles d'expertise pour du coaching sur la gouvernance, la gestion financière, la recherche de financement, le marketing, les communications, etc. Ces experts pourront vous accompagner aussi longtemps que nécessaire. Toutefois, s’ils ne peuvent vous venir en aide, contactez le Service de la culture et des relations internationales de la Ville de Québec.

Modalités

  • Non récurrent
  • Financement possible : jusqu’à 80 % du coût de la facture (avant taxes)
  • Maximum : 10 000 $
  • CV de la ressource, lettre d’intention, plan de travail et échéancier exigés
  • Une seule subvention par année par organisme

Mandats admissibles :

  • Gouvernance, gestion, transfert de connaissance, réorganisation, transition générationnelle

Exclusions :

  • Recherche de financement privé
  • Positionnement / communication

3.3 Soutien à l’acquisition d’équipements spécialisés mineurs

Modalités

  • Non récurrent
  • Financement possible : jusqu’à 80 % du coût de la facture (avant taxes)
  • Maximum : 10 000 $
  • Deux soumissions exigées
  • Une seule subvention par année par organisme

Admissibles :

  • Les biens à usage collectif ayant une pérennité (ex. sonorisation, éclairage, numérique, vidéo, ainsi que leurs caisses de transport)
  • Les équipements de scène et de plateau pour les organismes disposant de lieux de diffusion ou de répétition (ex. planchers, gril, tapis)
  • Les équipements liés à l’offre de services auprès de la clientèle et inhérents à la mission de l’organisme (ex. machines-outils, outillage d’atelier)
  • Les frais d’installation et de formation, lorsque ces frais sont inclus dans les factures

Exclusions :

  • Les consommables (ex. piles, batteries)
  • Les équipements liés à l’administration, à l’accueil du public et aux activités de promotion/communication, mobiliers de scène, décors et instruments de pratique artistique
  • Les équipements à usage unique ou temporaire

3.4 Soutien à la production d’outils de développement de marchés (production d’extraits audio/vidéo, pavoisement, traduction, etc.)

Modalités

  • Non récurrent
  • Financement possible : jusqu’à 80 % du coût de la facture (avant taxes)
  • Maximum : 10 000 $
  • Deux soumissions exigées
  • Une seule subvention par année par organisme

Exclusions :

  • Outils réalisés dans le cadre des activités régulières de l’organisme (programmes, affiches, etc.)
  • Création ou mise à jour du site internet
  • Placement médiatique

3.5 Soutien aux projets favorisant l’accessibilité universelle aux produits culturels professionnels permettant la pleine intégration des citoyens qui ont des incapacités3

Modalités

  • Non récurrent
  • Financement possible : jusqu’à 80 % du coût de la facture (avant taxes)
  • Maximum : 10 000 $
  • Deux soumissions exigées
  • Une seule subvention par année par organisme

Dépenses admissibles / exclusions

Exemples :

  • Acquisition d’équipements mineurs, adaptation d’outils de communication, formation du personnel d’accueil, adaptation de spectacles, mise en place de séances spéciales, etc.

3Les projets déposés dans un autre volet du programme, qui comportent une dimension d’accessibilité universelle pourront inscrire ces dépenses dans leur budget en tant que dépenses admissibles.

VOLET 4 – RAYONNER

4.1 Soutien aux projets avec des villes partenaires et celles avec lesquelles la Ville de Québec a des ententes de coopération, des pactes d’amitié ou celles ciblées par les actions politiques de la Ville (missions).

Consulter le site de la Ville.

Modalités

  • Non récurrent
  • Financement possible : jusqu’au tiers du coût du projet
  • Maximum : 20 000 $
  • Participation d’autres partenaires : exigée (lettre de confirmation)
  • Une seule subvention par année par organisme

4.2 Soutien aux projets d’échange impliquant une réciprocité entre organismes de Québec et de l’extérieur du Québec.

Modalités

  • Réciprocité obligatoire
  • Invitations / lettres d’intention fermes requises
  • Financement possible : jusqu’au tiers du coût du projet
  • Maximum : 20 000 $
  • Participation d’autres partenaires : exigée (lettre de confirmation)
  • Une seule subvention par année par organisme
  • Possibilité de déposer une demande pour une même destination pendant 3 ans : les montants accordés devront être confirmés annuellement et représenteront au maximum 75 % (an 2) et 50 % (an 3) du montant d’aide initiale.

4.3 Soutien aux missions de prospection dans le cadre de manifestations importantes et spécialisées qui ont pour but de développer de nouveaux marchés.

Modalités

  • Maximum – selon la destination :
    • Le Québec, l’Ontario et les Maritimes : 750 $
    • Autres provinces canadiennes : 1 000 $
    • États-Unis, Europe et Mexique : 2 000 $
    • Afrique, Asie, Océanie, Amérique centrale et Amérique du Sud : 2 500 $
  • Possibilité de deux subventions par année par organisme
  • Possibilité de déposer une demande pour une même destination pendant 3 ans : les montants accordés devront être confirmés annuellement et représenteront au maximum 75 % (an 2) et 50 % (an 3) du montant d’aide initiale.

4.4 Soutien à la participation à des marchés de spectacles reconnus pour la présentation de spectacles-démonstrations.

Modalités

  • Non récurrent
  • Invitations / lettres d’intention fermes requises
  • Financement possible : jusqu’à 50% du coût du projet
  • Maximum : 5 000 $
  • Possibilité de deux subventions par année par organisme

4.5 Soutien aux projets de diffusion dans des manifestations importantes à grand rayonnement ou spécialisées, à l’extérieur du Québec.

Modalités

  • Non récurrent
  • Invitations / lettres d’intention fermes requises
  • Financement possible : jusqu’au tiers du coût du projet
  • Maximum : 15 000 $
  • Participation d’autres partenaires : exigée (lettre de confirmation)
  • Une seule subvention par année par organisme

Formulaires et documents de référence

Conditions d’admissibilité

Les projets doivent concorder avec la mission de l’organisme et contribuer à son développement. Ils doivent être réalisés par des artistes et des intervenants professionnels rémunérés. Pour les projets prévus dans l’espace public, la Ville devra valider leur faisabilité technique avant de confirmer une aide financière. Les organismes soutenus devront obtenir les autorisations municipales nécessaires pour réaliser leurs projets.

Pour être admissibles, les organismes doivent :

  • être légalement constitués à but non lucratif;
  • avoir leur siège dans la ville de Québec;
  • présenter des activités artistiques et culturelles professionnelles de façon régulière;
  • œuvrer dans une discipline reconnue : théâtre, danse, musique, cirque, diffusion pluridisciplinaire et spécialisée, arts visuels, arts médiatiques et numériques, arts multidisciplinaires, métiers d’art, arts littéraires, médias communautaires, diffusion du patrimoine);
  • avoir trois ans d’existence légale, démontrer leur professionnalisme et avoir un niveau de compétence reconnu par les pairs. Si un organisme n’a pas trois ans d’existence, un parrainage par un organisme professionnel de Québec, de même discipline et soutenu par la Ville, est exigé. L’organisme parrain s’engage à offrir de l’encadrement, assurer un soutien, se porter garant de la réalisation du projet et de la reddition de comptes;
  • respecter la Loi sur le statut professionnel et les conditions d’engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., c. S-32.1) et la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature (L.R.Q., c. S-32.01).
  • faire preuve d’une saine gouvernance et d’une gestion administrative et financière rigoureuse.

Ne sont pas admissibles :

  • les projets déposés par des organismes ou des entreprises à but lucratif, des organismes de loisir et de loisir culturel, des corporations professionnelles, des artistes individuels, des sociétés en nom collectif, des associations étudiantes, des établissements d’enseignement publics ou privés ainsi que des organismes publics ou parapublics mandataires des gouvernements;
  • L’aide consentie dans ce programme ne peut servir à soutenir les activités courantes d’un organisme ou se substituer à d’autres programmes existants.
  • les demandes soumises pour des projets déjà réalisés ou visant à assumer des déficits;

Un organisme qui a déjà reçu une subvention provenant de ce programme et qui n’a pas déposé de rapport d’activité pour le projet soutenu ne peut déposer de nouvelle demande dans l’action concernée.

Délais

Voici les délais pour déposer une demande, selon les différents volets :

Produire : dates de dépôt : 1er avril et 1er octobre. Les projets doivent se réaliser au moins trois (3) mois suivants la date de dépôt.

Rejoindre : dates de dépôt : 15 avril et 15 novembre. Les projets doivent se réaliser au moins trois (3) mois suivants la date de dépôt.

Organiser et Rayonner : Les demandes peuvent être déposées en tout temps, mais doivent obligatoirement nous parvenir au moins deux (2) mois avant la date de diffusion ou de réalisation du projet.

Notez que les demandes concernant l’acquisition d’équipements spécialisés mineurs ou la participation à des marchés de spectacles, peuvent profiter d’un délai minimal d’un mois, lorsque les circonstances le justifient.

Dépôt d’une demande

Pour être soumises à l’évaluation du comité, les demandes doivent être :

  • déposées dans les délais prescrits;
  • complètes;
  • jugées admissibles;
  • compréhensibles.

La demande d’aide financière doit obligatoirement comprendre les documents suivants :

  • le formulaire de demande (DOC : 156 Ko) dûment rempli et signé;
  • la description du projet (maximum de 5 pages), y inclus les objectifs poursuivis, l’intérêt du projet, les étapes de réalisation, les artistes et intervenants concernés, les retombées prévisibles sur l’organisme, la discipline et le milieu;
  • une brève présentation de l’organisme, de sa mission et de ses principales réalisations;
  • le formulaire de budget (revenus et dépenses reliés au projet déposé);
  • les états financiers du dernier exercice de l’organisme;
  • les lettres patentes, s’il s’agit d’une première demande d’aide ou dans le cas d’un changement de statut juridique;
  • la liste à jour des membres du conseil d’administration;
  • le formulaire d’attestation de parrainage (DOC : 75 Ko), pour les organismes de moins de trois ans d’existence légale;
  • tout autre document pertinent en lien avec l’action concernée (soumissions, curriculum vitæ abrégés des artistes et intervenants concernés, lettres d’appui ou d’engagement, échéanciers, plans de travail, programmation, etc.).

Analyse des demandes

Si la demande déposée est admissible, complète et conforme, le responsable de votre demande soumet le projet à un comité composé de représentants de la Ville de Québec et du ministère de la Culture et des Communications. Pour les demandes dans les volets Produire et Rejoindre, des pairs font également partie de ce comité. Les recommandations du comité d’analyse sont soumises pour approbation au comité exécutif de la Ville de Québec ou, le cas échéant, au conseil municipal. Les décisions sont finales et sans appel.

L’analyse du projet tient compte des priorités établies par la Ville et le ministère et des crédits disponibles. Toute demande jugée admissible dans le cadre de ce programme fait l’objet d’une analyse qui repose sur ces critères :

  • articulation du projet en regard de la clarté de ses objectifs et de son réalisme;
  • capacité de l’organisme à mener à terme ses projets et à bien gérer ses activités;
  • réalisme et équilibre des prévisions budgétaires liées au projet, notamment : contribution financière de l’organisme, participation financière d’autres partenaires publics et privés, aide consentie en services, ventilation détaillée des dépenses;
  • pertinence de la demande et des retombées pour l’organisme, la discipline et le milieu.

Des critères d’analyse spécifiques aux volets Produire et Rejoindre ont également été développés (voir les détails dans le tableau synthèse (PDF : 36 Ko)).

Modalités de versement

La subvention est versée selon les modalités suivantes : un premier versement de 90 % à la suite de l’approbation du projet par les autorités municipales et un second de 10 % sur réception du rapport d’activité et du bilan financier.

Advenant que le rapport de projet ne soit pas déposé dans les délais requis, la dernière tranche de 10 % de la subvention ne sera pas versée. De plus, aucune nouvelle demande de subvention ne sera acceptée tant que l’organisme n’aura pas remis son rapport final.

Attribution

Tout organisme artistique et culturel professionnel qui reçoit un soutien financier est tenu de :

  • réaliser le projet tel que déposé et pour lequel il obtient la subvention. Si, pour une raison quelconque, il ne peut remplir son engagement, il doit, dans les plus brefs délais, en aviser officiellement le Service de la culture;
  • aviser sans délai le Service de la culture de toute modification quant à la nature et aux objectifs du projet ainsi qu’à l’échéancier et au budget;
  • au plus tard deux mois après la fin du projet, produire un rapport d’activité présentant les actions entreprises, les retombées pour l’organisme, un bilan de fréquentation s’il y a lieu, la visibilité accordée à l’Entente ainsi que le bilan financier du projet; (Aide-mémoire pour le rapport final (PDF : 156 Ko))
  • si l’organisme est parrainé, l’aide financière sera versée à l’organisme parrain.

Communications

Tout organisme artistique et culturel professionnel bénéficiant d’une aide financière en vertu de ce programme doit faire état de l’apport de l’Entente de développement culturel intervenue entre le ministère de la Culture et des Communications et la Ville de Québec :

  • sur les supports d’information, de promotion et de publicité relatifs au projet (affiche, dépliant, brochure, publicité, site Internet, etc.);
  • à l’occasion des opérations menées auprès des médias;
  • sur les lieux de la tenue des activités.

L’utilisation de la signature de l’Entente de développement culturel doit se conformer aux normes préétablies. Ces normes sont transmises lors de l’envoi du premier versement de l’aide financière et sont disponibles, ainsi que le logo de l’Entente.

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