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Reconnaissance et soutien des organismes à but non lucratif

La reconnaissance est un acte posé par la Ville de Québec qui officialise une relation avec un organisme à but non lucratif. Cette relation, basée sur la réciprocité, permet un échange entre l’organisme qui offre des services aux citoyens et la Ville de Québec qui lui fournit un soutien pour le faire. Ainsi, pour l’organisme, l’obtention d’une reconnaissance le rend admissible aux services (ex. : soutien matériel, technique, professionnel) offerts par la Ville.

Objectifs

Par l’entremise de cette politique, la Ville de Québec a comme objectifs :

  • d’harmoniser ses pratiques de reconnaissance;
  • d’assurer l’utilisation efficiente de ses ressources;
  • de créer ou de consolider ses liens avec les organismes afin de les soutenir dans leurs actions auprès de la population;
  • de contribuer à la diversité, à la complémentarité et à la qualité de l’offre de services aux citoyens. De plus, cette politique permet :
  • de présenter les conditions d’admissibilité et les critères d’analyse qui prévaudront lors du traitement des demandes de reconnaissance;
  • d’établir les statuts et les catégories de reconnaissance;
  • de déterminer les exigences liées au maintien de la reconnaissance et de la reddition de comptes annuelle;
  • de décrire les conditions d’accès au soutien offert aux organismes reconnus.

Soutien offert aux organismes

L’organisme reconnu peut obtenir plusieurs types de soutien : professionnel, administratif, technique et financier. Ce soutien peut varier en fonction du statut (proximité/municipal) et de la catégorie (collaborateur/associé/partenaire).

L’obtention d’un statut d’organisme reconnu rend admissible aux services offerts. Toutefois, pour en bénéficier, l’organisme doit se conformer aux exigences, critères ou règles applicables, la reconnaissance ne donnant pas automatiquement accès aux services. L’accès aux services est aussi conditionnel aux disponibilités des ressources municipales. La description du soutien dont bénéficiera l’organisme lui sera transmise en même temps que l’avis écrit attestant sa reconnaissance.

Conditions d’admissibilité

  • Pour être admissible à la reconnaissance, la mission principale  de l’organisme doit être liée à une compétence, une obligation ou un pouvoir particulier dévolu à la Ville de Québec en vertu des articles 72 et 114 de sa Charte.
  • L’organisme doit avoir un statut juridique valide d’organisme à but non lucratif avec une incorporation québécoise ou canadienne.
  • Le lieu principal où sont offerts les activités et les services de l’organisme doit être situé sur le territoire de la ville de Québec.
  • L’organisme doit avoir une adhésion ouverte, c’est-à-dire que toute personne peut devenir membre ou participer aux activités de l’organisme dans le respect de sa mission et de sa clientèle cible.
  • L’organisme doit se conformer aux lois et règlements en vigueur régissant la gouvernance et la vie démocratique des organismes à but non lucratif.

Critères d’analyse

L’analyse de la demande sera effectuée sur la base des critères suivants :

  • la mission principale de l’organisme, liée aux responsabilités municipales;
  • l’offre de service de l’organisme, en fonction de son impact dans le milieu et de son lien avec les priorités identifiées par la Ville;
  • la clientèle desservie par l’organisme, liée aux clientèles prioritaires identifiées par la Ville.

Les critères, déclinés sous plusieurs indicateurs, ont été intégrés dans une grille servant à l’analyse des demandes. La grille est disponible sur demande pour l’organisme qui souhaite en obtenir une copie.

L’analyse réalisée permettra de déterminer :

  • l’obtention ou non de la reconnaissance;
  • le statut d’organisme de proximité ou à portée municipale;
  • la catégorie de reconnaissance obtenue pour les organismes de proximité (collaborateur, associé ou partenaire).

Statut et catégorie de l’organisme reconnu

Une fois reconnu, l’organisme se verra attribuer un statut : organisme de proximité ou organisme à portée municipale.

Organisme de proximité

Un organisme de proximité sera reconnu par un conseil d’arrondissement. Si son offre de service se déploie dans un seul arrondissement, ce dernier sera responsable de la reconnaissance, du soutien et du suivi de la reddition de comptes auprès de l’organisme. Dans la mesure où les activités sont réparties dans plus d’un arrondissement, le lieu où se déploie la majorité de l’offre de services déterminera l’arrondissement qui sera responsable de la reconnaissance.

L’organisme ayant un statut de proximité se verra attribuer une catégorie de reconnaissance. La présente politique prévoit trois catégories, soit collaborateur, associé ou partenaire. Pour chacune de ces catégories un panier de services est déterminé. L’organisme sera informé par son arrondissement du panier de services auquel il a droit lors de son acceptation.

L’obtention de la catégorie est déterminée en fonction :

  • du niveau de responsabilité de la Ville par rapport à l’offre de service de l’organisme aux citoyens;
  • de l’importance du lien unissant l’organisme et la Ville;
  • de l’apport de l’organisme à l’offre de service aux citoyens.

L’outil de catégorisation utilisé par la Ville sera transmis sur demande aux organismes.

Organisme à portée municipale

Certains organismes, de par leur mission, leur unicité, leur desserte ou leur offre de service, ont une portée municipale. L’organisme à portée municipale sera reconnu par le conseil municipal et soutenu par un service. Après entente avec les arrondissements, il se verra attribuer un répondant et obtiendra un soutien de la part de ce service ainsi que d’un ou de plusieurs arrondissements. L’organisme sera informé par le service qui le reconnaît du panier de services auquel il a droit lors de son acceptation.

Processus de demande de reconnaissance

Dépôt de la demande

L’organisme qui veut être reconnu doit remplir le formulaire prévu à cette fin et le transmettre à la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire de l’arrondissement où a lieu la majorité de ses activités.

L’organisme a l’obligation de déposer un dossier complet sans quoi l’analyse de la demande ne sera pas effectuée.

Exigences liées au maintien de la reconnaissance

L’organisme reconnu par la Ville de Québec doit fournir annuellement une reddition de comptes au plus tard 60 jours après son assemblée générale annuelle (AGA).

En cours d’année, l’organisme doit s’engager à :

  • informer son répondant de tout changement concernant :
    • la composition de son conseil d’administration;
    • l’adresse de son siège social ou ses lieux de service;
    • une modification à sa charte ou à ses lettres patentes.
  • ne pas servir de prête-nom, c’est-à-dire de ne pas utiliser ses privilèges d’organisme reconnu pour des fins personnelles ou pour un tiers;
  • lorsque applicable, respecter la Politique de tarification aux activités de loisirs pour les personnes non résidantes de la ville de Québec (une copie de la politique sera fournie sur demande).

La Ville de Québec procédera annuellement à une vérification concernant la conformité des renseignements transmis auprès d’un échantillon d’organismes reconnus. Les organismes sélectionnés seront informés à l’avance de cette démarche.

En acceptant les modalités liées à la reconnaissance, les organismes reconnus acceptent de se soumettre à cette vérification.

Renouvellement, révision, résiliation et nouvelle demande

Renouvellement

La reconnaissance est renouvelable automatiquement dans la mesure où l’organisme se conforme aux exigences de la Ville et qu’il fournit la reddition de comptes annuelle dans les délais prescrits, soit 60 jours après son assemblée générale annuelle.

Révision de la catégorie

En tout temps, la Ville peut réviser la catégorie d’un organisme reconnu dans la mesure où elle constate que son lien avec ce dernier s’est modifié ou que l’organisme ne répond plus aux critères de sa catégorie. Un organisme peut également demander une révision de sa catégorie de reconnaissance s’il est en mesure de démontrer que son lien avec la Ville s’est modifié ou que, lors de sa demande, la catégorie de reconnaissance qui lui a été attribuée ne reflète pas son lien avec la Ville. Une seule demande de révision pour le même motif sera permise.

Résiliation

Un organisme peut, de sa propre initiative et en tout temps, demander la résiliation de sa reconnaissance en faisant parvenir à son répondant une lettre signée accompagnée d’une résolution du conseil d’administration attestant cette demande. En cas de dissolution, l’organisme doit faire parvenir à son répondant un acte de dissolution.

Nouvelle demande

En cas de refus, l’organisme aura la possibilité de déposer une nouvelle demande tous les cinq ans. S’il souhaite déposer une nouvelle demande moins de cinq ans après le refus, il doit être en mesure de démontrer qu’un changement important a été mis en application concernant un ou plusieurs éléments pour lesquels la reconnaissance lui avait été refusée.

Renseignements supplémentaires

Les demandes et divers documents doivent être transmis à votre bureau d'arrondissement.

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