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Organiser un événement

Documents relatifs à l'organisation d'un grand événement

Vous désirez faire une demande pour la tenue d’un grand événement?

Veuillez prendre connaissance des documents relatifs à l’organisation d’un grand événement et remplir le formulaire que vous devrez transmettre au Bureau des grands événements.

En premier lieu, un promoteur qui désire tenir un événement sur le territoire de la ville de Québec doit obtenir l’accord du gestionnaire et/ou propriétaire du site visé. Puis, lorsque vous aurez obtenu l’autorisation du gestionnaire et/ou propriétaire du site souhaité (si requis), remplissez le formulaire de demande pour la tenue d’un grand événement et joignez-y tous les documents requis.

COVID-19 - Procédure ajustée en temps de pandémie

En plus de compléter le formulaire de demande de tenue d’un grand événement et les documents requis mentionnés au formulaire, vous devez fournir les documents suivants :

  • Un scénario détaillé de votre événement en fonction de tous les différents paliers d’alerte (vert, jaune, orange et rouge);
  • Un budget ajusté pour chacun des scénarios proposés. À cet effet, vous devez compléter l’annexe A (budget prévisionnel) pour chacun des scénarios proposés;
  • La grille d’autoévaluation du CIUSSS, disponible dans la section Planification d’activités ou d’événements en temps de pandémie de la Direction de santé publique du CIUSSS de la Capitale-Nationale. Cette page Web rassemble les informations claires, à jour et pertinentes pour les promoteurs d’événements afin de mieux les outiller pour faire face aux choix, aux adaptations et aux innovations qu’oblige le contexte de pandémie liée à la COVID-19.

Les documents complétés doivent être acheminés au Bureau des grands événements : grandsevenements@ville.quebec.qc.ca

Étapes de l’analyse de la demande

  1. Le Bureau des grands événements procédera à l’analyse d’opportunité et de faisabilité de chacun des scénarios joints à la demande.
  2. Si l’analyse du Bureau des grands événements est favorable à l’un ou à plusieurs des scénarios, la demande sera par la suite acheminée au Comité animation de la Ville, qui a pour mandat d’effectuer l’analyse de la recevabilité et de la conformité des scénarios dans le respect des différents décrets ministériels et également en cohérence avec les directives de la Direction de la santé publique.
  3. Si le Comité animation est favorable à l’un ou à plusieurs des scénarios, la demande sera cheminée à la Cellule de crise de la Ville pour une approbation finale.

Note importante

L’autorisation donnée par la Ville est basée sur sa réglementation municipale et ne prévaut pas sur les directives de la Direction de la santé publique. La décision rendue reste, en tout temps, conditionnelle aux directives en vigueur. 

Il est de la responsabilité du promoteur de s'assurer que les directives en cours et les normes sanitaires émises par la Direction de la santé publique sont rigoureusement respectées. 

À cet effet, les promoteurs doivent être conscients qu’advenant un changement de directives de la part de la Direction de la santé publique (durcissement ou assouplissement), ils devront toujours respecter les directives et les mesures sanitaires en vigueur et adapter leur activité ou leur événement en conséquence.