Les projets doivent concorder avec la mission de l’organisme et contribuer à son développement. Ils doivent être réalisés par des artistes et des intervenants professionnels rémunérés. Pour les projets prévus dans l’espace public, la Ville devra valider leur faisabilité technique avant de confirmer une aide financière. Les organismes soutenus devront obtenir les autorisations municipales nécessaires pour réaliser leurs projets.

Pour être admissibles, les organismes doivent :

• être légalement constitués à but non lucratif;
• avoir leur siège dans la ville de Québec;
• présenter des activités artistiques et culturelles professionnelles de façon régulière;
• œuvrer dans une discipline reconnue : théâtre, danse, musique, cirque, diffusion pluridisciplinaire et spécialisée, arts visuels, arts médiatiques et numériques, arts multidisciplinaires, métiers d’art, arts littéraires, médias communautaires, diffusion du patrimoine);
• avoir trois ans d’existence légale, démontrer leur professionnalisme et avoir un niveau de compétence reconnu par les pairs. Si un organisme n’a pas trois ans d’existence, un parrainage par un organisme professionnel de Québec, de même discipline et soutenu par la Ville, est exigé. L’organisme parrain s’engage à offrir de l’encadrement, assurer un soutien, se porter garant de la réalisation du projet et de la reddition de comptes;
• respecter la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, du cinéma, du disque, de la littérature, des métiers d’art et de la scène;
• faire preuve d’une saine gouvernance et d’une gestion administrative et financière rigoureuse.

Ne sont pas admissibles :

• les projets déposés par des organismes ou des entreprises à but lucratif, des organismes de loisir et de loisir culturel, des corporations professionnelles, des artistes individuels, des sociétés en nom collectif, des associations étudiantes, des établissements d’enseignement publics ou privés ainsi que des organismes publics ou parapublics mandataires des gouvernements;
• l’aide consentie dans ce programme ne peut servir à soutenir les activités courantes d’un organisme ou se substituer à d’autres programmes existants;
• les demandes soumises pour des projets déjà réalisés ou visant à assumer des déficits.

Voici les délais pour déposer une demande, selon les différents volets :

Produire : dates de dépôt : 1^er avril et 1^er octobre. Un délai minimal de 2 mois est requis entre la date de dépôt et la date de début du projet.

Rejoindre : dates de dépôt : 15 avril et 15 octobre. Un délai minimal de 2 mois est requis entre la date de dépôt et la date de début du projet.

Organiser et Rayonner : Les demandes peuvent être déposées en tout temps, mais doivent obligatoirement nous parvenir au moins deux (2) mois avant la date de diffusion ou de réalisation du projet.

Pour être soumises à l’évaluation du comité, les demandes doivent être :

• déposées dans les délais prescrits;
• complètes;
• jugées admissibles;
• compréhensibles.

La demande d’aide financière doit obligatoirement comprendre les documents suivants :

• le formulaire de demande dûment rempli et signé;
• la description du projet (maximum de 5 pages), y inclus les objectifs poursuivis, l’intérêt du projet, les étapes de réalisation, les artistes et intervenants concernés, les retombées prévisibles sur l’organisme, la discipline et le milieu;
• une brève présentation de l’organisme, de sa mission et de ses principales réalisations;
• le formulaire de budget (revenus et dépenses reliés au projet déposé);
  • Formulaire de budget - Arts
  • Formulaire de budget - Patrimoine
• les états financiers du dernier exercice de l’organisme;
• les lettres patentes, s’il s’agit d’une première demande d’aide ou dans le cas d’un changement de statut juridique;
• la liste à jour des membres du conseil d’administration;
• le formulaire d’attestation de parrainage, pour les organismes de moins de trois ans d’existence légale;
• tout autre document pertinent en lien avec l’action concernée (soumissions, curriculum vitæ abrégés des artistes et intervenants concernés, lettres d’appui ou d’engagement, échéanciers, plans de travail, programmation, etc.).

Si la demande déposée est admissible, complète et conforme, le responsable de votre demande soumet le projet à un comité composé de représentants de la Ville de Québec et du ministère de la Culture et des Communications. Pour les demandes dans les volets Produire et Rejoindre, des pairs font également partie de ce comité. Les recommandations du comité d’analyse sont soumises pour approbation au comité exécutif de la Ville de Québec ou, le cas échéant, au conseil municipal. Les décisions sont finales et sans appel.

Critères

L’analyse du projet tient compte des priorités établies par la Ville et le ministère et des crédits disponibles. Toute demande jugée admissible dans le cadre de ce programme fait l’objet d’une analyse qui repose sur ces critères :

• articulation du projet en regard de la clarté de ses objectifs et de son réalisme;
• capacité de l’organisme à mener à terme ses projets et à bien gérer ses activités;
• réalisme et équilibre des prévisions budgétaires liées au projet, notamment : contribution financière de l’organisme, participation financière d’autres partenaires publics et privés, aide consentie en services, ventilation détaillée des dépenses;
• pertinence de la demande et des retombées pour l’organisme, la discipline et le milieu.

Des critères d’analyse spécifiques aux volets Produire et Rejoindre ont également été développés. Voir les détails dans le tableau synthèse.

Modalités de versement

La subvention est versée selon les modalités suivantes : un premier versement de 90 % à la suite de l’approbation du projet par les autorités municipales et un second de 10 % sur réception du rapport d’activité et du bilan financier.

Retard du rapport de projet

Advenant que le rapport de projet ne soit pas déposé dans les délais requis, la dernière tranche de 10 % de la subvention ne sera pas versée. De plus, aucune nouvelle demande de subvention ne sera acceptée tant que l’organisme n’aura pas remis son rapport final.

Attribution

Tout organisme artistique et culturel professionnel qui reçoit un soutien financier est tenu de :

• réaliser le projet tel que déposé et pour lequel il obtient la subvention. Si, pour une raison quelconque, il ne peut remplir son engagement, il doit, dans les plus brefs délais, en aviser officiellement le Service de la culture;
• aviser sans délai le Service de la culture de toute modification quant à la nature et aux objectifs du projet ainsi qu’à l’échéancier et au budget;
• au plus tard deux mois après la fin du projet, produire un rapport d’activité présentant les actions entreprises, les retombées pour l’organisme, un bilan de fréquentation s’il y a lieu, la visibilité accordée à l’Entente ainsi que le bilan financier du projet; (Aide-mémoire pour le rapport final)
• si l’organisme est parrainé, l’aide financière sera versée à l’organisme parrain.

Communications

Les organismes subventionnés par l’Entente de développement culturel doivent respecter les conditions suivantes :

• Apposer le logo de l’Entente sur tous les supports visuels du projet (affiche, communiqué, bannière, publicité, site web, etc.) La hauteur du drapeau du Québec doit mesurer au moins 5,5 mm. Le logo doit être utilisé tel quel et être apposé de préférence en bas à droite des documents. Les éléments composant la signature sont indissociables.
  
  ou
  
  Mentionner sur le document que « Ce projet est réalisé grâce au soutien financier du gouvernement du Québec et de la Ville de Québec dans le cadre de l’Entente de développement culturel. »
• Si le projet donne lieu à un événement public, l’organisme doit convier le Ministère et la Ville à y participer au moins 10 jours à l’avance.

• Formulaire de demande
• Guide de rédaction et de traitement des demandes
• Budget - Arts
• Budget - Patrimoine
• Aide-mémoire pour le rapport final
• Formulaire de parrainage
• Tableau synthèse imprimable des mesures d’aide
• Formulaire de candidatures – Banque de personnes-ressources