En explorant les archives de la Ville de Québec et les ressources en ligne, il peut arriver que vous tombiez sur des termes qui ne vous sont pas familiers.

Voici quelques concepts clés :

• Archives : Tous les documents qu’une personne physique ou morale (ex. : municipalité) peut produire ou recevoir par ses activités administratives ou autres. Seulement une partie de ces documents sont conservés de manière permanente pour leur valeur administrative ou historique. Les archives peuvent être de nature publique (ex. : gouvernement) ou privée. Il peut s’agir de photographies, procès-verbaux, factures et de tout autre document inédit non relié et non imprimé.
• Fonds d’archives : Groupe d’archives qui proviennent d’une même personne (physique ou morale) et qui témoignent de divers aspects de sa vie sociale, politique, culturelle et économique. Il peut s’agir de documents administratifs de la Ville de Québec (fonds d’archives institutionnel) ou de documents produits ou reçus par des associations, des entreprises privées (ex. : Dominion Corset) ou des individus (ex. : Jean Pelletier).
• Collection : Contrairement au fonds d’archives, les pièces d’archives d’une collection sont classées de manière artificielle, selon un sujet précis et sans considération de provenance. Par exemple, les archives iconographiques et cartographiques sont regroupées en deux collections distinctes à la Ville de Québec.
• Dépôt d’archives : Endroit conçu pour entreposer et conserver les archives. Ce lieu est, généralement, en mesure d’accueillir des gens qui souhaitent consulter les documents.
• Instruments de recherche : Outils de recherche sous forme de publication (guide, inventaire ou répertoire) qui décrivent des archives historiques ou à valeur permanente.
• Inventaire : Description systématique plus ou moins détaillée (énumération, liste) des pièces d’archives contenues dans un fonds.
• Répertoire : Différent de l’inventaire, le répertoire est une liste (par ordre alphabétique, systématique, chronologique ou de cotes) qui indique la description et le classement des dossiers d’archives dans le but premier de faciliter la recherche par la clientèle et le repérage au dépôt d’archives par le personnel de la division.

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