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Appels d'offres et contrats

Foire aux questions

Cette section regroupe les questions les plus fréquemment posées en ce qui concerne le Portail des fournisseurs.

Accès au portail des fournisseurs

Comment puis-je accéder au portail des fournisseurs ?

Le lien vers le portail est https://fournisseurs.ville.quebec.qc.ca.

Pour accéder à toutes les fonctionnalités du portail, vous devez vous être préalablement inscrit comme fournisseur.

Comment puis-je m'inscrire en tant que fournisseur ?

L'inscription se fait à partir de la page Inscription d'un fournisseur potentiel. Si les renseignements fournis sont conformes, vous recevrez un code d'utilisateur ainsi qu'un mot de passe temporaire pour accéder au portail des fournisseurs.

Quels types d'ordinateurs et de logiciels de navigation sont requis pour l'utilisation du portail des fournisseurs ?

Environnement PC (Windows 7 ou une version plus récente) :

  • Internet Explorer version 11
  • Google Chrome

Environnement MAC (Mac OS version 16.6 ou une version plus récente) :

  • Google Chrome

Assurez-vous toujours d'utiliser la version la plus récente de votre logiciel de navigation afin de maximiser le fonctionnement du portail.

À combien d'utilisateurs puis-je donner accès au portail des fournisseurs ?

Il n'y a pas de maximum quant au nombre d'utilisateurs de votre entreprise qui peuvent accéder au portail.

Code utilisateur

Est-ce que chaque personne de mon entreprise qui veut accéder au portail des fournisseurs doit avoir ses propres codes (utilisateur et mot de passe) ?

Oui, le système créera autant de codes d'utilisateur qu'il y a d'utilisateurs indiqués. Les utilisateurs auxquels vous désirez donner un accès doivent être indiqués à la section Répertoire des contacts dans le portail des fournisseurs. Chacun recevra un mot de passe temporaire qu'il devra modifier lors de sa première connexion au portail.

Puis-je automatiser la saisie de mon code d'utilisateur ?

Oui, c'est à vous de décider si vous enregistrez cette information dans votre logiciel de navigation (Internet Explorer, Google Chrome).

Puis-je modifier mon code d'utilisateur ?

Non, le code d'utilisateur qui vous est attribué par la Ville n'est pas modifiable. Il en est de même pour les codes d'utilisateur attribués aux personnes de votre entreprise. 

Mon code d'utilisateur demeure-t-il actif, même si je ne me connecte pas régulièrement ? 

Oui, votre compte utilisateur est actif pour une période de 12 mois, même si vous n'utilisez pas le portail des fournisseurs. Cependant, après 12 mois, votre code d'utilisateur sera automatiquement désactivé. Vous devrez contacter le soutien technique à la Ville de Québec au 311 (sans frais) pour le faire réactiver.

J'ai oublié mon code utilisateur. Que dois-je faire ?

Vous pouvez récupérer votre code d'utilisateur à partir de la page de connexion du portail des fournisseurs. Cliquez sur Aide pour ouverture de session et suivez les instructions.

Comment puis-je faire pour désactiver le code d'utilisateur de l'une des personnes inscrites comme contact ?

Vous pouvez désactiver un compte d'utilisateur en inscrivant une date de désactivation pour ce compte. Prenez note que toute modification au code d'utilisateur et aux contacts est automatiquement soumise au Service des approvisionnements pour approbation.

Puis-je supprimer le code d'utilisateur de l'une des personnes inscrites comme contact ?

Vous ne pouvez pas supprimer le code d'utilisateur de l'une des personnes inscrites comme contact. Cependant, vous pouvez le désactiver au moyen de l'option Mise à jour, en inscrivant une date de désactivation.

Mot de passe

J'ai fait une demande pour modifier mon mot de passe. Comment se fait-il que je n'aie reçu aucun courriel à cet effet ?

Assurez-vous de vérifier vos courriels à l'adresse que vous avez fournie en remplissant le formulaire d'inscription. S'il n'y a aucun courriel dans votre Boîte de réception, vérifiez dans votre dossier Courrier indésirable.

J'ai oublié mon mot de passe. Que dois-je faire ?

Vous devez le réinitialiser à partir de la page de connexion du portail des fournisseurs, en cliquant sur le lien Aide pour ouverture de session.

Puis-je automatiser la saisie de mon mot de passe ?

Oui, c'est à vous de décider si vous enregistrez cette information dans votre logiciel de navigation (Internet Explorer, Google Chrome).

J'ai mal saisi mon mot de passe plusieurs fois de suite et mon compte a été verrouillé. Que dois-je faire ?

Après trois essais infructueux, le système désactive automatiquement votre mot de passe. Vous devez utiliser la fonctionnalité Aide pour ouverture de session pour obtenir un nouveau mot de passe.

Problèmes de connexion ou d'affichage des informations aux sections Avis et Bons de commande

Lorsque ma session est ouverte dans le portail des fournisseurs, le système me déconnecte automatiquement si je suis inactif pendant un certain temps.

Pour des raisons de sécurité et de performance, votre session est déconnectée automatiquement après 30 minutes d'inactivité. Ce délai est programmé dans le système et s'applique à tout utilisateur du portail des fournisseurs.

Lorsque j'essaie de me connecter, un message me dit que mon code d'utilisateur n'est plus actif.

Vous devez contacter le soutien technique à la Ville de Québec au 311 (sans frais) pour le faire réactiver. Vous ne pouvez pas réactiver un code d'utilisateur.

Je ne reçois plus les courriels que je recevais auparavant au sujet de mes commandes, même si je vois mes nouvelles commandes dans le portail des fournisseurs.

Assurez-vous que l'adresse de courriel que vous consultez est la même que celle que vous avez enregistrée lors de votre inscription au portail des fournisseurs, puisque c'est à cette adresse que sont envoyés les courriels concernant vos commandes.

Inscription – Informations du fournisseur

Puis-je m'inscrire à plus d'une catégorie d'achat ?

Oui, vous devez vous inscrire à toutes les catégories d'achat concernées par votre entreprise.

Avis

À quelle fréquence dois-je consulter mes avis dans le portail des fournisseurs ?

La Ville recommande de consulter vos avis tous les jours.

De plus, il est recommandé d'ajuster votre fréquence de consultation à votre volume de bons de commandes et de soumissions afin de ne pas manquer un avis qui nécessite une action de votre part.

Comment puis-je consulter tous les différents types d'avis que j'ai reçus ?

Vous pouvez consulter tous les avis reçus à la page d'accueil du portail des fournisseurs, sous Liste de travail / Liste complète. Le type d'avis désiré peut être sélectionné dans la liste déroulante.

Les personnes de mon organisation, identifiées en tant que contacts, peuvent-elles recevoir les avis à leur adresse courriel ?

Oui, les avis du fournisseur peuvent également être envoyés aux personnes identifiées comme contact. Il faut cependant que vous ayez créé un compte d'utilisateur pour ces contacts et qu'ils aient une adresse courriel inscrite dans leur profil.

Puis-je modifier l'adresse courriel à laquelle je reçois mes avis ?

Oui, l'adresse courriel à laquelle vos avis sont envoyés correspond à l'adresse courriel que vous avez saisie lors de votre inscription comme fournisseur. Elle apparaît dans le Répertoire des contacts. Vous pouvez la modifier au moyen de l'option Mettre à jour.

Bons de commande et demandes de prix électronique

Comment savoir si j'ai une action à poser relativement à mes bons de commande ?

Connectez-vous au portail des fournisseurs. Si une action doit être faite, elle apparaîtra à la section Avis.

L'adresse de courriel du contact apparaît-elle sur le bon de commande (BC) ?

Oui.

Les demandes de prix électroniques sont-elles accessibles via le portail des fournisseurs ? 

Oui, il est important de savoir que les demandes de prix électroniques sont accessibles uniquement dans le portail des fournisseurs.

Qui dois-je contacter si j'ai des questions à poser au sujet d'un bon de commande ?

Pour toute question concernant un bon de commande, contactez l'acheteur. Sous l'onglet Commandes, le nom de l'acheteur est inscrit sur la ligne du bon de commande (BC). Pour accéder à ses coordonnées, il faut cliquer sur son nom en hyperlien.