Accueil / Gens d'affaires / Appels d'offres et contrats / Formuler une plainte en tant que fournisseur / Processus de gestion des plaintes pour les fournisseurs
Voici le processus de plainte détaillé. Une version téléchargeable du document est aussi disponible.
Le présent processus vise à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de la Ville de Québec dans le cadre d'un processus d'adjudication ou d'attribution d'un contrat visé.
À moins de déclaration expresse à l'effet contraire ou résultant du contexte ou de la disposition, les expressions, termes et mots suivants ont, dans le présent processus, le sens et l'application que lui attribue le présent article :
Système électronique d'appel d'offres visé à l'article 11 de la Loi sur les contrats des organismes publics.
Avis utilisé dans le SEAO pour la publication de l'intention d'accorder un contrat à un fournisseur identifié. L'avis fournit une brève description de l'objet du contrat, son montant et sa durée estimés ainsi que les motifs de la décision prise. Un délai est prévu pour permettre aux fournisseurs intéressés de formuler des observations ou commentaires.
Contrat pour l'exécution de travaux ou pour la fourniture d'assurance, de matériel, de matériaux ou de services, incluant les services professionnels, que la Ville de Québec peut conclure comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique applicable.
Fournisseur qui est le seul en mesure de fournir le bien ou le service après que des vérifications documentées et sérieuses ont été effectuées pour s'assurer de l'unicité de ce fournisseur sur l'ensemble des territoires visés par un accord de libéralisation des marchés publics visant la Ville.
Tout processus de demande de soumission publique en cours devant mener à l'adjudication d'un contrat visé.
Tout processus visant à attribuer de gré à gré un contrat visé avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services demandés, conformément à l'article 573.3.0.0.1 de la Loi sur les cités et villes.
Selon le paragraphe 18 de l'article 9 du Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs R.R.C.E.V.Q., le Service des approvisionnements est l'unité administrative de la Ville de Québec responsable des acquisitions pour l'exécution de travaux ou pour la fourniture d'assurance, de matériel, de matériaux ou de services.
Selon la Loi sur les cités et villes, les municipalités de 100 000 habitants et plus ont l'obligation de nommer, par résolution adoptée aux deux tiers des voix du conseil municipal, un vérificateur général pour un mandat non renouvelable de sept ans.
Le Vérificateur général est responsable de recevoir les plaintes, de faire les vérifications qui s'imposent et de faire les recommandations qu'il juge appropriées au Service des approvisionnements.
Le Service des approvisionnements est responsable de prendre en considération les recommandations du Vérificateur général et de répondre aux plaignants dans les délais requis par la Loi sur les cités et villes, selon la décision prise par la Ville de Québec.
Uniquement une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer à un processus d'adjudication en cours ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus.
Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées peut porter plainte relativement à un processus d'adjudication en cours lorsqu'elle considère que les documents de demandes de soumissions publiques :
Toute plainte doit être effectuée par voie électronique au Vérificateur général par le biais de la ligne de signalement fraude et inconduite. La plainte doit être présentée via le formulaire prescrit par l'Autorité des marchés publics disponible au www.ville.quebec.qc.ca/ligne-signalement.
Elle doit être reçue par le Vérificateur général au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO.
Une plainte doit minimalement contenir les informations suivantes :
Pour qu'une plainte puisse faire l'objet d'une vérification par le Vérificateur général, elle doit remplir les conditions suivantes :
Sur réception d'une plainte, le Vérificateur général procède à la vérification de celle-ci conformément à la présente disposition :
Après s'être assuré de l'intérêt du plaignant, le Service des approvisionnements fait mention sans délai dans le SEAO de la réception d'une première plainte.
Le Service des approvisionnements doit transmettre la décision de la Ville de Québec au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions prévue. Au besoin, la date limite de réception des soumissions est repoussée. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.
Dans les cas où la Ville de Québec reçoit plus d'une plainte pour une même demande de soumissions, le responsable transmet les décisions au même moment.
Au besoin, le Service des approvisionnements reporte la date limite de réception des soumissions pour qu'un délai minimal de sept jours reste à courir à compter de la date de transmission de sa décision. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.
La décision doit indiquer au plaignant qu'il dispose d'un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 37 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics.
Le Service des approvisionnements fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO.
Le Service des approvisionnements est responsable de recevoir les manifestations d'intérêt, de faire les analyses qui s'imposent et d'y répondre dans les délais requis par la Loi, selon la décision prise par la Ville de Québec.
Le Vérificateur général est responsable de faire les vérifications qui s'imposent et de faire les recommandations qu'il juge appropriées au Service des approvisionnements.
Une personne peut manifester son intérêt à l'égard d'un contrat faisant l'objet d'un avis d'intention lorsqu'elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis publié dans le SEAO.
Toute manifestation d'intérêt doit être transmise par voie électronique au responsable désigné du Service des approvisionnements mentionné à l'avis d'intention publié dans le SEAO.
Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO.
La manifestation d'intérêt doit minimalement contenir les informations suivantes :
Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l'avis d'intention.
Pour qu'une manifestation d'intérêt puisse faire l'objet d'une analyse par le Service des approvisionnements, elle doit remplir les conditions suivantes;
Sur réception d'une manifestation d'intérêt, le Service des approvisionnements transmet l'information au Vérificateur général et il procède à l'analyse de celle-ci conformément à la présente disposition :
Le Vérificateur général effectue la vérification de l'admissibilité et s'il y a lieu il vérifie la capacité de la personne à réaliser le contrat. Dans le cadre du traitement de la manifestation d'intérêt, le Vérificateur général peut s'adjoindre les services de ressources externes.
Le Vérificateur général doit, lorsque les vérifications effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, recommander d'accepter la manifestation d'intérêt et de ne pas conclure le contrat avec le fournisseur envisagé. Dans le cas contraire, il doit recommander de poursuivre le processus d'attribution avec le fournisseur unique.
Le Service des approvisionnements doit, en fonction de son analyse et en prenant en considération la recommandation du Vérificateur général, accepter la manifestation d'intérêt et ne pas conclure le contrat avec le fournisseur envisagé. Dans le cas contraire, il doit poursuivre le processus d'attribution avec le fournisseur unique.
Le responsable désigné du Service des approvisionnements doit transmettre la décision de la Ville de Québec à la personne qui a manifesté son intérêt par voie électronique au moins sept jours avant la date prévue dans l'avis d'intention pour la conclusion du contrat.
Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d'autant de jours qu'il en faut pour le respecter.
La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu'il dispose d'un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 38 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics.
Le présent processus entre en vigueur 25 mai 2019.
Dès son entrée en vigueur, la Ville de Québec rend, conformément à l'article 573.3.1.3 de la Loi sur les cités et villes accessible en tout temps en le publiant sur son site Internet.
Partagez cette page :
