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Appels d'offres et contrats

Processus de gestion des plaintes

Cette section présente le processus dans ses moindres détails. Une version PDF dudit processus est également disponible.

Section 1 — Généralités

Article 1 — Objectif du processus

Le présent processus vise à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de la Ville de Québec dans le cadre d'un processus d'adjudication ou d'attribution d'un contrat visé.

Article 2 — Interprétation

À moins de déclaration expresse à l'effet contraire ou résultant du contexte ou de la disposition, les expressions, termes et mots suivants ont, dans le présent processus, le sens et l'application que lui attribue le présent article :

SEAO

Système électronique d'appel d'offres visé à l'article 11 de la Loi sur les contrats des organismes publics.

Avis d'intention

Avis utilisé dans le SEAO pour la publication de l'intention d'accorder un contrat à un fournisseur identifié. L'avis fournit une brève description de l'objet du contrat, son montant et sa durée estimés ainsi que les motifs de la décision prise. Un délai est prévu pour permettre aux fournisseurs intéressés de formuler des observations ou commentaires.

Contrat visé

Contrat pour l'exécution de travaux ou pour la fourniture d'assurance, de matériel, de matériaux ou de services, incluant les services professionnels, que la Ville de Québec peut conclure comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique applicable.

Fournisseur unique

Fournisseur qui est le seul en mesure de fournir le bien ou le service après que des vérifications documentées et sérieuses ont été effectuées pour s'assurer de l'unicité de ce fournisseur sur l'ensemble des territoires visés par un accord de libéralisation des marchés publics visant la Ville.

Processus d'adjudication

Tout processus de demande de soumission publique en cours devant mener à l'adjudication d'un contrat visé.

Processus d'attribution

Tout processus visant à attribuer de gré à gré un contrat visé avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services demandés, conformément à l'article 573.3.0.0.1 de la Loi sur les cités et villes.

Service des approvisionnements 

Selon le paragraphe 18 de l'article 9 du Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs R.R.C.E.V.Q., le Service des approvisionnements est l'unité administrative de la Ville de Québec responsable des acquisitions pour l'exécution de travaux ou pour la fourniture d'assurance, de matériel, de matériaux ou de services.

Vérificateur général

Selon la Loi sur les cités et villes, les municipalités de 100 000 habitants et plus ont l'obligation de nommer, par résolution adoptée aux deux tiers des voix du conseil municipal, un vérificateur général pour un mandat non renouvelable de sept ans.

Section 2 — Plaintes formulées à l'égard d'un processus d'adjudication

Article 3 — Application

Le Vérificateur général est responsable de recevoir les plaintes, de faire les vérifications qui s'imposent et de faire les recommandations qu'il juge appropriées au Service des approvisionnements.

Le Service des approvisionnements est responsable de prendre en considération les recommandations du Vérificateur général et de répondre aux plaignants dans les délais requis par la Loi sur les cités et villes, selon la décision prise par la Ville de Québec.

Article 4 — Intérêt requis pour déposer une plainte

Uniquement une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer à un processus d'adjudication en cours ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus.

Article 5 — Motif au soutien d'une plainte

Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées peut porter plainte relativement à un processus d'adjudication en cours lorsqu'elle considère que les documents de demandes de soumissions publiques :

  • prévoient des conditions qui n'assurent pas un traitement intègre ou équitable des concurrents; ou
  • prévoient des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d'y participer bien qu'ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou
  • prévoient des conditions qui ne sont pas conformes au cadre normatif de la Ville de Québec.

Article 6 — Modalités et délai de transmission d'une plainte

Toute plainte doit être effectuée par voie électronique au Vérificateur général par le biais de la ligne de signalement fraude et inconduite. La plainte doit être présentée via le formulaire prescrit par l'Autorité des marchés publics disponible au www.ville.quebec.qc.ca/ligne-signalement.   

Elle doit être reçue par le Vérificateur général au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO.

Article 7 — Contenu d'une plainte

Une plainte doit minimalement contenir les informations suivantes :

  • Date
  • Identification et coordonnées du plaignant :
    • nom
    • adresse
    • numéro de téléphone
    • adresse courriel
  • Identification de la demande de soumissions visée par la plainte :
    • numéro de la demande de soumissions
    • numéro de référence SEAO
    • titre
  • Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte;
  • Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte;
  • Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics.

Article 8 — Critères de recevabilité d'une plainte

Pour qu'une plainte puisse faire l'objet d'une vérification par le Vérificateur général, elle doit remplir les conditions suivantes :

  • Être transmise par une personne intéressée au sens de l'article 4;
  • Être transmise par voie électronique au Vérificateur général;
  • Être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics en vertu de l'article 45 de la Loi;
  • Être reçue par le Vérificateur général au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO;
  • Porter sur un contrat visé;
  • Porter sur le contenu des documents de demande de soumissions disponibles dans le SEAO;
  • Être fondée sur l'un des motifs énumérés à l'article 5 du présent processus, tout autre motif n'étant pas considéré dans le cadre de l'analyse.

Article 9 — Réception et traitement d'une plainte

Sur réception d'une plainte, le Vérificateur général procède à la vérification de celle-ci conformément à la présente disposition :

  • Il s'assure de l'intérêt du plaignant au sens de l'article 4. S'il juge que le plaignant n'a pas l'intérêt requis, il en avise le Service des approvisionnements et ce dernier communique sans délai avec le plaignant en lui transmettant une lettre prévue à cet effet.

Après s'être assuré de l'intérêt du plaignant, le Service des approvisionnements fait mention sans délai dans le SEAO de la réception d'une première plainte.

  • Il s'assure que les autres critères de recevabilité prévus à l'article 8 sont rencontrés. S'il juge que la plainte est non recevable en vertu du présent processus, il en avise le Service des approvisionnements et ce dernier communique sans délai avec le plaignant en lui transmettant une lettre prévue à cet effet.
  • Il effectue les vérifications afin d'analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte. Dans le cadre du traitement de la plainte, le Vérificateur général peut s'adjoindre les services de ressources externes.
  • Il doit, lorsque les vérifications effectuées démontrent que la plainte est fondée, recommander au Service des approvisionnements les mesures qui doivent être prises. Dans le cas contraire, il doit recommander de rejeter la plainte.

Article 10 — Décision

Le Service des approvisionnements doit transmettre la décision de la Ville de Québec au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions prévue. Au besoin, la date limite de réception des soumissions est repoussée. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.

Dans les cas où la Ville de Québec reçoit plus d'une plainte pour une même demande de soumissions, le responsable transmet les décisions au même moment.

Au besoin, le Service des approvisionnements reporte la date limite de réception des soumissions pour qu'un délai minimal de sept jours reste à courir à compter de la date de transmission de sa décision. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.

La décision doit indiquer au plaignant qu'il dispose d'un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 37 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics.

Le Service des approvisionnements fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO.

Section 3 — Avis d'intention formulé à l'égard d'un processus d'attribution d'un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique

Article 11 — Application

Le Service des approvisionnements est responsable de recevoir les manifestations d'intérêt, de faire les analyses qui s'imposent et d'y répondre dans les délais requis par la Loi, selon la décision prise par la Ville de Québec.

Le Vérificateur général est responsable de faire les vérifications qui s'imposent et de faire les recommandations qu'il juge appropriées au Service des approvisionnements.

Article 12 — Motif au soutien d'une manifestation d'intérêt

Une personne peut manifester son intérêt à l'égard d'un contrat faisant l'objet d'un avis d'intention lorsqu'elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis publié dans le SEAO.

Article 13 — Modalité et délai de transmission d'une manifestation d'intérêt

Toute manifestation d'intérêt doit être transmise par voie électronique au responsable désigné du Service des approvisionnements mentionné à l'avis d'intention publié dans le SEAO.

Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO.

Article 14 — Contenu d'une manifestation d'intérêt

La manifestation d'intérêt doit minimalement contenir les informations suivantes :

  • Date
  • Identification de la personne intéressée à conclure le contrat avec la municipalité
    • nom
    • adresse
    • numéro de téléphone
    • adresse courriel
  • Identification de l'avis d'intention publié dans le SEAO
    • numéro de contrat
    • numéro de référence provenant du SEAO
    • titre

Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l'avis d'intention.

Article 15 — Critères d'admissibilité d'une manifestation d'intérêt

Pour qu'une manifestation d'intérêt puisse faire l'objet d'une analyse par le Service des approvisionnements, elle doit remplir les conditions suivantes;

  • Être transmise par voie électronique au responsable désigné;
  • Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO;
  • Porter sur un contrat visé;
  • Être fondée sur le seul motif énuméré à l'article 12 du présent processus.

Article 16 — Réception et traitement de la manifestation d'intérêt

Sur réception d'une manifestation d'intérêt, le Service des approvisionnements transmet l'information au Vérificateur général et il procède à l'analyse de celle-ci conformément à la présente disposition :

  • Il s'assure que les critères d'admissibilité prévus à l'article 13 sont rencontrés.
  • Il convient, avec le responsable du contrat ou le service requérant concerné par l'avis d'intention, des analyses qui doivent être effectuées afin de s'assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis. Dans le cadre du traitement de la manifestation d'intérêt, le Service des approvisionnements peut s'adjoindre les services de ressources externes.

Le Vérificateur général effectue la vérification de l'admissibilité et s'il y a lieu il vérifie la capacité de la personne à réaliser le contrat. Dans le cadre du traitement de la manifestation d'intérêt, le Vérificateur général peut s'adjoindre les services de ressources externes.

Le Vérificateur général doit, lorsque les vérifications effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, recommander d'accepter la manifestation d'intérêt et de ne pas conclure le contrat avec le fournisseur envisagé. Dans le cas contraire, il doit recommander de poursuivre le processus d'attribution avec le fournisseur unique.

Le Service des approvisionnements doit, en fonction de son analyse et en prenant en considération la recommandation du Vérificateur général, accepter la manifestation d'intérêt et ne pas conclure le contrat avec le fournisseur envisagé. Dans le cas contraire, il doit poursuivre le processus d'attribution avec le fournisseur unique.

Article 17 — Décision

Le responsable désigné du Service des approvisionnements doit transmettre la décision de la Ville de Québec à la personne qui a manifesté son intérêt par voie électronique au moins sept jours avant la date prévue dans l'avis d'intention pour la conclusion du contrat.

Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d'autant de jours qu'il en faut pour le respecter.

La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu'il dispose d'un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 38 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics.

Section 4 — Entrée en vigueur et accessibilité

Le présent processus entre en vigueur 25 mai 2019.

Dès son entrée en vigueur, la Ville de Québec rend, conformément à l'article 573.3.1.3 de la Loi sur les cités et villes accessible en tout temps en le publiant sur son site Internet.